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L’armée américaine – Licence d’entreprise
Mandataire de la protection de la liberté et le maintien de la paix, la prise de décision efficace et rapide revêt une importance fondamentale pour l’armée américaine. Des milliers de décisions sont prises au quotidien, à partir de commandes de fournitures médicales, de logistiques, de transport et de questions personnelles.
L’implémentation de ces décisions nécessite une autorisation dûment signée. Depuis toujours, la signature sur support papier s’est avéré la meilleure façon de confirmer cette autorisation. Toutefois, le support papier n’est plus en mesure de gérer la vitesse et la flexibilité, éléments indispensables sur le terrain de nos jours, sans oublier les coûts et les risques de maintenir des processus de production à caractère de main-d’œuvre.
L’armée américaine avait d’emblée converti les processus traditionnels par des documents dynamiques créés sur ordinateur qui permettaient aux soldats d’isoler, de télécharger, de stocker et de compléter les formulaires en question. Mais au bout du compte le processus demeurait le même; les formulaires devaient être imprimés, signés et acheminés au moyen du processus d’approbation traditionnel. En outre, l’armée était à la recherche de moyens pour adapter ses processus à base de formulaires pour se doter d’un réseau fédérateur à l’échelle de l’entreprise qui automatiserait tous les processus opérationnels, en une seule application sur Internet.
Un exemple de réussite
LE DÉFIAugmenter la productivité et réduire les coûts liés à l’utilisation de formulaires militaires et le traitement administratif basé sur les documents. lA SolutionAdopter une solution de signature électronique dans l’ensemble de l’armée américaine qui répondrait aux exigences de conformité et aux obligations juridiques. lA TechnologIE
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Un processus novateur pour éviter d’exposer les soldats à l’artillerie ennemie
Par conséquent, l’armée a choisi de réinventer complètement ses processus opérationnels basés sur le support papier vers une solution de gestion de formulaires intégrée offerte par PureEdge Solutions Inc., un partenaire d’affaire IBM avec du matériel IBM et un intergiciel, et un logiciel de Silanis Technology Inc.
Les plus de 100 000 types de formulaires sont utilisés par un personnel militaire d’environ 1,4 million à travers le monde. Plusieurs formulaires seront adaptés électroniquement afin de faciliter la signature numérique ainsi que le transfert et l’approbation de formulaires sur Internet.
Le nouveau système de formulaires devrait permettre des économies annuelles en coûts de traitement de 1,3 $ milliards, une fois que le système sera automatisé – sans compter un personnel plus efficace, plus performant et plus réactif. L’armée américiane disposera, pour la première fois, d’un système de documents électroniques centralisé qui repose sur des standards ouverts.
« En plus de compléter les formulaires en ligne, le stockage, et l’acheminement de documents d’un PC munis de signatures numériques vers un autre PC, le Forms Content Management Program (système de gestion de contenu de formulaires) outillera l’armée américaine d’une seule solution pour automatiser les processus opérationnels fonctionnels », affirme Jeanne Harman, directrice de la division de l’édition de l’armée à partir d’Alexandria, Virginie.
aPPLICATIONS EN DIRECT
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Les mesures de productivité
La mise en œuvre des formulaires électroniques XML munis de signature électronique promet d’améliorer la productivité de l’armée américaine. Le XML qui se traduit par Extensible Markup Language a été conçu selon les spécifications particulières des documents Web.
Norme reconnue, le XML permet de définir, de transférer, de valider et d’interpréter des données entre les applications et les organisations. Les applications de soutien, telles les formulaires électroniques PureEdge intégrées à l’environnement opérationnel sur demande d’IBM, permettent l’échange d’informations entre les applications, les systèmes et les utilisateurs.
L’emploi de la signature électronique dans le formulaire électronique exclu le besoin d’organiser des patrouilles de combats pour obtenir la signature de documents. Ces convois étaient composés de plusieurs soldats dans trois ou quatre véhicules transportant un formulaire imprimé vers une base d’opération, dans une zone de combat comme en Irak par exemple, pour obtenir une signature. De même, on transportait des palettes de formulaires sur papier via fret aérien à partir de pays en guerre vers les États-Unis pour le traitement et l’entreposage.
Le nouveau processus évitera au personnel de l'armée d'être exposé à des tirs ennemis dans le transport de formulaires pour la signature et l'approbation.
On estime que le traitement d’un formulaire sur support papier pouvait prendre jusqu’à 10 heures. Désormais, le formulaire sera traité seulement par 6 membres du personnel durant l’année ce qui représente une économie de 60 heures par formulaire, annuellement.
Somme toute, l’implémentation de formulaires électroniques XML munis de signatures électroniques représente pour l’armée une économie de millions d’heures-personnes dans l’ensemble des services.
LES AVANTAGES DE LA PLATE-FORME ENTREPRISE APPROVEIT
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Une concurrence non négligeable… mais pas tout à fait à la mesure
Paul Chan, Vice Président marketing pour PureEdge, a declaré: « L’équipe IBM/Pure Edge était en tête-à-tête dans une concurrence avec un consortium formé d’Oracle, BEA, Adobe et BearingPoint. La force motrice de notre solution était fondée sur une intégration étroite entre les formulaires électroniques PureEdge et l’environnement opérationnel sur demande d’IBM. L’approche de standards ouverts de l’équipe offre à l’armée une solution évolutive qui assurera la flexibilité pour l’avenir. La combinaison de l’intergiciel IBM et des formulaires électroniques PureEdge fondée sur les documents XML de format natif est puissante et propose un rendement établi en matière de déploiements importants dans l’ensemble des entreprises. »
Le processus en bref!
Les clients peuvent travailler sur leurs formulaires électroniques en ligne ou de façon autonome. Une interface PureEdge, facile à utiliser, les guide dans le processus de parachèvement de formulaires. Les utilisateurs de formulaires ont maintenant la possibilité de sauvegarder leur travail, de faire des ajouts, de réviser sur le champ ou plus tard quand ça leur convient. Le portail WebSphere permettra au personnel militaire d’ouvrir plusieurs fenêtres ou portlets. À partir de ce portlet ils pourront visionner certains éléments telle une boîte de réception, une liste des formulaires les plus usités ou les formulaires en attente de parachèvement. Ils ont la possibilité d’accéder, d’utiliser et de partager de l’information ou des applications.