Notre clientèle

Le département des Ressources naturelles du Kentucky (KDNR)

Le département des Ressources naturelles du Kentucky (KDNR) offre une assistance technique et des programmes éducatifs et assure un financement au grand public, aux propriétaires fonciers, aux institutions, aux différents secteurs d’activité et aux collectivités pour la conservation des ressources naturelles de l’État. La Direction des mines s’occupe d’un nombre important de documents qui nécessitent des signatures tels les permis d’exploitation minière et les rapports sur les inspections des mines. Ces activités créent une énorme trace papier.

Parce que le nombre des activités assujetties aux règlements de l’État était à la hausse chaque année et celles-ci nécessitaient un suivi de la part du KDNR, en 1996 le département installa un système de gestion électronique de documents. Cependant, lorsqu’on avait besoin d’une signature on devait imprimer les documents, obtenir une signature et numériser la documentation.

Évaluer l’avancement d’un projet de mine en temps réel est une réalité aujourd’hui parce que le personnel approuve les demandes et appose les signatures par voie électronique. Cette étude de cas décrit la façon dont le cercle de l’information est désormais complet, grâce à la signature électronique Silanis.

Un exemple de réussite

Le département des Ressources naturelles du Kentucky — Compléter le cercle de l’information pour une mise à jour en temps réel sur l’état des projets miniers.

Le département des Ressources naturelles, la Direction de l’exploitation à ciel ouvert qui regroupe les permis d’exploitation minière, la remise en état des sites miniers, l’application des lois et les sites miniers abandonnés est chargé de faire appliquer les lois minières à travers l’État du Kentucky et de protéger les citoyens, l’environnement et les ressources naturelles. Chaque année, la division accorde de nouveaux permis d’exploitation minière aux promoteurs locaux et contrôle les sites miniers existants pour en assurer la conformité aux lois de l’état. La direction restaure également les sites miniers abandonnés pour assurer un environnement sûr et durable.

Pour contrôler et faire le suivi du grand nombre d’activités minières à travers l’État, le département privilégie une douzaine de documents différents, allant des permis d’exploitation minière et des rapports d’inspection à la correspondance juridique et les factures. Ceci représente des milliers de pages qui doivent être approuvées, stockées et consultées chaque année. Par exemple, le KDNR reçoit environ 1 500 nouvelles demandes par année dont chacune engendre cinq ou six réponses écrites. De plus, 30 000 rapports d’inspection variant d’une page à six pages, ou plus, sont créés chaque année. Une grande partie de ces données est ensuite référencée dans un rapport statistique détaillé à l’intention du gouvernement fédéral qui résume les activités minières dans le Kentucky pour l’année. L’exactitude de l’information est donc clé.

La direction a reconnu qu’il était nécessaire d’automatiser les processus exigeant bon nombre de formalités administratives afin que le personnel existant puisse non seulement se rendre compte de l’augmentation annuelle de l’activité minière mais aussi d’améliorer les services auprès du public, des entreprises et de l’électorat.

Le problème

Le département a lancé une initiative sans support papier en 1996. Ils ont amélioré les systèmes de gestion des documents et d’acheminement du travail pour réduire les processus manuels et permettre aux documents électroniques d’être stockés et récupérés dans le cadre d’une vaste base de données appelée Surface Mining Information System (SMIS).

Avec le système en place, les documents juridiques et opérationnels peuvent être acheminés par voie électronique entre le personnel de bureau, les inspecteurs et les ingénieurs de chantier, toutefois, les documents qui nécessitent une signature, se retrouvent inévitablement sur support papier. Par conséquent, les documents doivent être numérisés vers un format électronique ce qui représente des heures de travail manuel chaque année.

Mais les processus manuels ne s’arrêtent pas là. À l’instar des processus de saisie de données, l’erreur humaine peut parfois influencer la qualité de l’information saisie au système SMIS. La division a donc conclu qu’une solution de signature électronique était de rigueur pour profiter d’un processus sans support papier.

La Solution

Le département fixa des exigences explicites pour une solution électronique ainsi que les critères de sélection pour la solution du fournisseur.

La première exigence, selon M. David Ohara le chef de projet, était de trouver une solution qui favorise les applications documentaires existantes de la direction.

« Nous nécessitions une solution qui fonctionnerait autant avec nos systèmes de gestion électronique de documents et de l’acheminement du travail qu’avec les solutions Word et Excel dont l’usage est répandu parmi notre personnel, nos inspecteurs et nos fournisseurs, explique M. Ohara. Nous ne voulions guère tout jeter par la fenêtre pour l’ajout de la signature électronique. De plus, nous ne voulions pas non plus adopter une solution qui demanderait de nouvelles compétences ou le support d’un tiers. La solution Silanis nous a offert la possibilité de tirer profit de nos solutions et compétences existantes ».

Un deuxième critère était la convivialité. « Parmi notre personnel nous retrouvons ceux qui travaillent pour le département depuis plusieurs années et commencent seulement à se sentir à l’aise avec les ordinateurs. Nous étions à la recherche d’une solution qui leur permettrait d’apposer une signature très facilement », expliqua M. O’Hara.

Les fonctionnalités telles le Replacement Phrase — le placement automatique de la signature au bon endroit — et le Batch Signing — une fonction qui permet la signature de multiples documents simultanément — sont deux caractéristiques de la solution Silanis qui répondaient au critère de convivialité.

Le troisième critère était de retenir une solution qui supporterait les processus actuels d’acheminement du travail.

« Au delà de 25 pour cent de notre personnel travaille comme inspecteurs et font la saisie des signatures lors des visites aux sites miniers. Nous ne voulions pas obliger nos employés et notre clientèle à se rendre à nos bureaux pour apposer une signature. La solution Silanis nous apporte la possibilité de saisir une signature manuscrite par l’entremise d’un ordinateur portatif ou d’une tablette de signature », ajoute M. Ohara.

Afin de faciliter un accueil favorable de la part des utilisateurs et pour maximiser le rendement, la division s’assura de la participation des employés au processus de décision dès le tout début.

« En vue d’allier la direction et le support des utilisateurs avant le déploiement du logiciel, nous avons formé un comité de gestion, chargé de spécifier les exigences nécessaires à la signature électronique, et établi un groupe test, formé d’agents de chantier et d’inspecteurs, pour nous faire part de ce qui fonctionnait bien et des améliorations nécessaires », explique M. Ohara.

Les résultats

Aujourd’hui, plus de 400 employés de bureau, inspecteurs de chantier, fournisseurs et sociétés de développement connaissent les avantages de la signature de documents par voie électronique.

Chaque bureau de la Direction des sites miniers abandonnés est muni d’une station de signature publique qui comprend un PC, la solution Silanis et une tablette pour la saisie électronique de signatures. Les sociétés minières utilisent les stations afin de signer et soumettre leurs demandes de permis, tandis que les fournisseurs pour signer et soumettre leurs factures. Jusqu’à présent, les stations ont permis le traitement électronique d’environ 400 factures d’une haute complexité

Le transfert à un processus de facturation électronique a également permis à la direction d’exercer un meilleur contrôle des coûts. Dès l’approbation d’une soumission, la facture électronique est verrouillée pour interdire aux entrepreneurs d’y ajouter des articles non-approuvés. À la suite d’une signature électronique, la facture électronique est acheminée à un bureau régional.

Parce que les documents sont transmis par voie électronique, le personnel de bureau peut traiter les demandes plus rapidement. Pour permettre au personnel d’autoriser un nombre important de demandes externes et de signer électroniquement leur correspondance au quotidien, chaque membre est équipé d’un PC muni de la solution de signature électronique Silanis.

Lors d’un déplacement, les inspecteurs de chantier, de la Direction de la remise en état des sites miniers et de l’application des lois, réalisent des économies de temps significatives. Muni chacun d’un PC, les inspecteurs préparent les formulaires d’inspections électroniques par le téléchargement de l’information à propos du site minier à partir de SMIS.

Les données courantes telles le nom, l’adresse et des informations pertinentes de projet s’inscrivent automatiquement dans les champs nécessaires, ce qui leur permet d’économiser un temps précieux et d’éliminer les erreurs de saisie et d’omissions.

Les inspecteurs de chantier arrivent aux sites miniers et complètent les formulaires d’inspection sur leur ordinateur portatif. La signature des formulaires relative à l’inspection se fait sur les tablettes de signature électronique par les ingénieurs de projets miniers. Par la suite, le rapport est téléchargé vers le SMIS à partir de leur domicile ou d’un bureau local.

« Le cercle de l’information est maintenant complet, dit M. Ohara. Le département lance des interrogations en temps réel en utilisant le SMIS pour vérifier l’état exact de chaque projet minier dans l’État du Kentucky. Nous privilégions un service amélioré au grand public, aux sociétés minières et à l’électorat ».