Notre clientèle

Le département des Transports du Kansas

Au delà de 3 000 employés assurent l’entretien des routes et des ponts, la planification des transports, la collecte et l’évaluation des données et la gestion de projet pour le département des Transports du Kansas (KDOT).

À chaque année le département créent des millions de copies, à partir de plus de 2 000 documents divers. Le stockage et l’accès de celles-ci se font avec difficulté et à des frais élevés. Après avoir éprouvé des retards considérables et plutôt inutiles, le département a installé des processus documentaires automatisés et des formulaires en ligne.

Les solutions de signature électronique indispensables de Silanis permettent aux 3 000 employés du département d’être équipés avec un moyen électronique pour suivre les processus. L’étude de cas qui suit présente comment le KDOT a pu implémenter un tel changement qui permet d’accélérer le traitement de divers types de demandes dans la moitié du temps.

Un exemple de réussite

Le département des Transports du Kansas passe à haute vitesse : les formulaires électroniques, l’acheminement du travail, la gestion des documents et de la signature électronique conduisent aux résultats

Le département des Transports du Kansas (KDOT) s’occupe du réseau des routes et des ponts pour l’État. Au-delà de 3 000 employés sont chargés de l’entretien des routes et des ponts, de la planification des transports, de l’étude et de la conception de projets, et de l’inspection de la main d’œuvre et des matériaux en conformité avec les contrats.

Le problème

Le KDOT créait plus de 2 000 types de documents dont 700 formulaires qui généraient plus de 2 millions de documents pour le département chaque année. Un bon nombre de ces documents déterminaient les processus internes tels les formulaires de demande de nom d’utilisateur, les évaluations de rendement, les changements de données concernant les employés, les fiches de présence, les demandes de prestation d’employés, les demandes d’achat et d’autorisation de voyage qui nécessitent tous de multiples signatures d’approbation. Les documents étaient stockés soit dans un des 144 bureaux de département ou dans un des centres d’entreposage hors site situé à travers de l’État.

Avec un grand choix d’emplacement pour l’entreposage, il était non seulement difficile de repérer les documents et d’y avoir accès mais les coûts d’entreposage grimpaient. Les coûts constamment à la hausse n’étaient pas justifiables en raison de la nature redondante de 60 pour cent des documents. On a donc transformé les documents électroniques en documents sur support papier pour les acheminer à la signature, puis sauvegarder sur microfiche pour en faciliter le stockage. Souvent les deux versions passaient à l’archivage.

Le KDOT se rendait compte du manque d’efficacité qui se produisait pour acheminer les documents à la signature. Pour saisir les signatures d’approbation de la part des employés dans de différents endroits, il fallait envoyer les documents par télécopie ou par l’entremise du courrier interne. Ce processus de faire circuler physiquement les documents sur support papier, tels les numéros d’utilisateur qui nécessitaient jusqu’à sept signatures, prenaient plusieurs jours. Dans l’intervalle, les nouveaux employés n’avaient pas accès aux systèmes pour achever leur travail, ce qui entrainait donc une perte de productivité.

Les défis

L’objectif essentiel du KDOT était d’améliorer les services et les temps de réponse pour acheminer, réviser et approuver les demandes. Le département souhaitait simplifier la collaboration entre les employés et optimiser les processus à l’interne. En ajoutant l’automatisation des processus et les formulaires en ligne, KDOT visait à réformer l’efficacité des processus manuels pour permettre au personnel de consacrer plus de temps aux activités de premier plan.

La solution

Il y a plusieurs années, le KDOT a mené une étude pour démontrer que le département pouvait réaliser des économies appréciables avec la transformation des formulaires et des informations en fichier PDF, en les acheminant par voie électronique, et en les stockant dans un système de gestion électronique de documents. Par la suite, le département a investi dans de différentes solutions pour automatiser leurs processus tels les formulaires électroniques, l’acheminement du travail, la gestion électronique de documents et le système d’approbation électronique. Le KDOT a retenu le serveur Form Client et Workflow d’Adobe pour déployer le processus de formulaires en ligne et en gérer l’acheminement. Suite à une révision des procédures et des exigences, le département a découvert le besoin de trouver une solution permettant d’apposer les signatures visuelles par voie électronique. Cela a conduit à l’intégration de la solution ApproveIt® Desktop de Silanis, un programme à base client qui permet aux utilisateurs de créer une signature électronique sous forme de fichier sécurisé qui est crypté et stocké sur leur disque dur. Lorsque les utilisateurs sont prêts à signer un document, il suffit de cliquer sur l’icône ‘signer’ affiché dans l’application et d’inscrire leur mot de passe qui appose une signature sur le document ou le formulaire. Une fois les documents signés, ils sont stockés dans les archives du département sous les systèmes de gestion FileNet. Ce mouvement de formulaires en ligne, l’acheminement du travail et d’approbations et le stockage de documents électroniques composent un ensemble de processus en ligne qui est 100 pour cent électronique.

Les résultats

Le déploiement de ce système intégré a entrainé la création et la gestion de documents électroniques de bout en bout sur un nombre de formulaires clés. Une partie de l’automatisation des processus a engagé le département dans la révision des formulaires et des procédures afin de diminuer la bureaucratie. Dans certains cas le nombre d’approbations nécessaires fut réduit et dans d’autres le formulaire au complet fut éliminé du processus d’approbation. De plus, le KDOT a converti 31 acheminements du travail manuels sur support papier vers des processus entièrement électroniques.

Aujourd’hui, à l’aide de l’intranet de KDOT, les employés peuvent effectuer des évaluations de primauté et compléter des demandes d’achats ou d’autres formulaires en ligne. Une fois complétées, les formulaires sont acheminés automatiquement—selon les règles basées sur XML — aux directeurs pour leur révision et leur signature électronique. Vue d’ensemble, ces changements ont permis de simplifier la collaboration entre les employés et d’améliorer les opérations à l’interne. Plusieurs tâches administratives sont maintenant complètement automatisées, entraînant une forte productivité et des économies de coûts. Le passage d’un système de formulaire manuel à un système électronique a permis au département d’éliminer les pertes de temps et les erreurs qui se produisaient lorsque les employés tentaient de saisir des données de formulaires papier sur un système dorsal de traitement. Le résultat : des processus plus efficaces et des données plus fiables et exactes.

L’intégration transparente de formulaires électroniques du KDOT et l’acheminement du travail avec la solution ApproveIt contribuent à la mise en valeur des autres investissements tout en maintenant un processus électronique à 100 pour cent. Saisir une approbation à partir d’un formulaire se fait en minutes au lieu de prendre des heures. Les délais d’exécution sur les processus ont été réduits de façon spectaculaire. Par exemple, un formulaire utilisé pour livrer des autorisations d’accès à l’autoroute qui nécessitait habituellement deux mois prend maintenant environ trois semaines. Le KDOT réalise des améliorations continues avec une réduction des délais d’exécution d’environ 60 pour cent.