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Le Joint Chiefs of Staff des États-Unis

Le Joint Chiefs of Staff (JCS), situé au Pentagone à Washington D.C., représente chaque branche principale des services des Forces armées des États-Unis et assume la responsabilité première de maitriser la préparation des différents services militaires concernés. Le JCS occupe également le rôle de conseiller auprès du président des États-Unis et le Secrétaire à la Défense sur les questions militaires.

Parce que l’efficacité du JCS repose sur la capacité d’organiser, d’analyser et de communiquer les informations de façon rapide et efficace, il avait besoin d’accélérer le Joint Staff Action Processing Program (JSAP), un logiciel de l’acheminement du travail. Bien que le JSAP permette la création, la distribution, la révision et l’archivage des documents, les nombreuses approbations nécessitaient quand même une signature sur un support papier.

La signature électronique Silanis a permis au département de surmonter le dernier obstacle. Depuis, l’élimination du support papier représente pour le JCS des économies de coûts et de temps. Découvrez, dans l’étude de cas qui suit, comment la signature électronique Silanis s’avéra clé dans l’adoption du JSAP dans un univers électronique

Un exemple de réussite

Le Joint Chiefs of Staff réalise un milieu sans papier

L’objectif principal du JCS situé au Pentagone à Washington D.C. était d’accélérer les processus opérationnels et de créer un milieu de travail sans support papier pour leur Joint Staff Action Processing Program (JSAP). Un second objectif, compte tenu de la confidentialité et de l’importance de la documentation produite par les généraux et les directeurs, visait à assurer la sécurité des signatures et l’authenticité de toute la documentation en ligne.

Résumé du problème

Au début, le JCS présentait des exigences très précises à Silanis. Il voulait avoir une solution de signature électronique qui accélérerait leur système de l’acheminement du travail immédiatement. Il recherchait également une application qui nécessiterait peu ou pas d’effort d’intégration supplémentaire, ni de formation de personnel clé qui sont souvent sujets à des échéances serrées. Puisque ApproveIt Desktop était la solution renommée prête à utiliser, c’était la solution de premier choix. Les spécialistes des systèmes d’information JCS on vite réalisé, une fois l’installation et l’évaluation d’ApproveIt achevées, que tout le personnel bénéficierait d’un déploiement à l’échelle du département.

Résumé de la solution

Le logiciel Silanis fut intégré au réseau local JCS du Pentagone et déployé aux 1 500 membres du personnel. Toutes les demandes sont désormais créées à partir de la suite bureautique Microsoft® Office® et la signature électronique est apposée et authentifiée à l’aide de la solution ApproveIt. « Le dernier obstacle à franchir dans le processus JCS sans support papier était de fournir aux membres de la haute direction JCS une solution qui sécuriserait la signature manuscrite sur les documents électroniques. La solution ApproveIt offrait cette possibilité et les économies en terme d’heures-personnes furent considérables », affirme le Capitaine de Corvette Chris Agan, membre du JCS.

Résumé des avantages

Le JCS utilise le logiciel depuis juillet 1997 en liaison avec le système automatisé des processus documentaires pour assurer la signature électronique et l’acheminement des documents. L’ensemble de l’organisation a bénéficié des économies de coûts et de temps associés au milieu de travail sans papier.
La signature sécurisée, l’authentification de documents et l’approbation automatisée de la solution ApproveIt représentent d’ores et déjà un ajout inestimable apporté aux processus d’affaires JCS, au quotidien.