Solutions PC pour la signature électronique

ApproveIt® Desktop sur PC et ApproveIt® XHTML sur serveur

La solution signature sur serveur et sur PC pour vos processus internes et externes


En raison de la nature exécutoire et la mise en conformité des documents et des signatures, les processus opérationnels favorisent le support papier. Il importe, si vous envisagez d’utiliser des processus de signature électronique tout en tenant compte des lois et des exigences réglementaires, que la solution saisisse, de façon fiable, l’intention du signataire de signer un document et de respecter les conditions générales.

La plate-forme ApproveIt fournit la preuve électronique par excellence en saisissant toute les informations nécessaires pour démontrer l’intention du signataire et en les reproduisant fidèlement de sorte que votre conseiller juridique puisse prouver exactement qui a signé quoi, quand, où et comment.

La preuve électronique

Saisir l’intention du signataire

Pour prouver l’intention du signataire de signer un document et de respecter les conditions générales, ApproveIt procède à l’enregistrement des gestes posés par ce dernier. Autrement dit, COMMENT le signataire a apposé sa signature au document. Pour ce faire, plusieurs moyens sont à votre disposition, notamment la saisie d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe, le glissement d’une carte à puce intelligente, la lecture biométrique ou la signature sur une tablette électronique prévue à cet effet.

L’authentification des signataires

En consultant les pistes d’audit du document signé électroniquement, ApproveIt peut déterminer l’identité du signataire, donc prouver QUI a signé. Les informations peuvent contenir un ou plusieurs des éléments suivants, notamment un certificat numérique à clé auto-signée par un tiers, un certificat numérique PKI (infrastructures à clés publiques ICP), des données biométriques ou des cartes à puces intelligentes.

Assurer la sécurité des données

En assurant l’enregistrement et la sécurisation du contenu exact du document signé au moyen de la technologie numérique, ApproveIt est en mesure de prouver le QUOI, soit la nature d’un document. Une fois qu’un document ou un formulaire est signé par voie électronique en utilisant ApproveIt, l’intégrité des données est sécurisée et une piste d’audit, gravée en permanence, est intégrée dans le document. La signature électronique est visiblement invalidée en cas de modifications non-autorisées.

Invoquer les règlements administratifs

Le processus d’autorisation commercial n’est jamais aussi simple qu’on pourrait le croire. Là où le processus devient plus complexe est lorsqu’il faut tenir compte de plusieurs signataires qui assument la responsabilité de différentes parties d’un document ou formulaire, puis apportent des modifications autorisées au document signé. Un processus d’autorisation dans un environnement électronique doit aller plus loin que simplement fournir la signature électronique et les mécanismes d’authentification des données. En outre, il doit gérer et automatiser ces signatures dans le cadre d’un processus opérationnel complet alliant authentification et autorisation.

Une particularité de l’autorisation automatisée ApproveIt est de refléter, dans la mesure du possible, les subtilités du processus de signature dans un monde réel, tout en assurant l’authenticité du document pour la durée du processus. La solution peut reconnaître et authentifier, de façon intelligente, le contenu du document qui correspond à chaque signataire ainsi que la responsabilité qui lui est imputée. Ceci permet de joindre plusieurs signatures à un document, d’y apporter des modifications, des ajouts, bref de procurer un niveau de flexibilité semblable à celui que l’on retrouve dans le support papier.

Produire la preuve électronique

Une fois l’information saisie et horodatée, ApproveIt procède au stockage dans un document qui produira une preuve électronique; grâce à la technologie de la signature numérique ce document garantira la sécurité de sorte qu’aucune modification ne peut être réalisée sans détection. La preuve électronique est gravée sur la piste d’audit du document de sorte qu’elle l’accompagne en tout temps. Les éléments de preuve pourront par la suite être reproduits avec précision et vérifiés. La détection d’un changement au contenu du document serait visible et annulerait inévitablement la signature électronique.

En outre, le document sécurisé et autonome réalisé par ApproveIt peut être imprimé, envoyé par courrier électronique ou intégré dans un système de gestion de contenu, de stockage et d’application d’entreprise sans mettre en péril la preuve électronique.

Les caractéristiques de l’entreprise

Que vos processus opérationnels soient à caractère interne ou devant clients, et que les documents ou formulaires au sein de votre entreprise soient acheminés selon un processus administratif traditionnel ou un système de gestion de contenu électronique, ApproveIt a ce qu’il vous faut. Un plugiciel pour les applications les plus en demande, ce logiciel assure une intégration rapide et efficace des capacités de signature électronique à une grande variété de documents et de formulaires.

Un document peut être signé au moyen d’un ordinateur de bureau, un ordinateur portatif ou une station-client prévue à cet effet. La signature électronique peut être apposée sur un document en utilisant la signature originale du signataire dans un fichier sécurisé ou à l’aide d’une tablette électronique qui saisirait la signature du client en temps réel.

Parce que les utilisateurs sont déjà largement familiers avec les applications supportées par ApproveIt, celui-ci requiert un minimum d’apprentissage. Piloté par icônes, la barre d’outils incite les utilisateurs à ‘cliquer’ pour apposer leur signature électronique. Cela reproduit l’apparence de documents signés à la main, autant à l’écran qu’à l’impression.

Caractéristiques du produit


  ApproveIt
XHTML sur serveur		 ApproveIt
Desktop
sur PC
Contextualiser la signature
Signature à partir du serveur X  
Signature à partir du PC   X
Signature au point de vente   X
Version logicielle
À partir du serveur avec client X  
À partir du PC   X
Type de processus
Processus interne X X
Commerce inter-entreprises X X
Processus spécial X X
Processus administratif X X
Formats de fichier supportés
Formulaires XHTML sur le Web X  
Formulaires IBM   X
Adobe Acrobat   X
Microsoft Word   X
Microsoft Excel   X
Caractéristiques de la signature
Signatures multiples / signataires multiples X X
Signature selon la section X X
Signature par lot X X
Signature lettre type   X
Processus opérationnels (exemples)
Consommateur / citoyen, domaines (prêt, assurance, licence, permis) X  
Contrats électroniques X  
Traitement des demandes X  
Automatisation de services extérieurs X X
Orientation de l’employé    
Évaluation du rendement de l’employé X X
Feuilles de temps X X
État des frais de déplacement X X
Capital acquisition requests X X
SOs X X
Documentation de l’assurance de la qualité X X

 

Comparer ApproveIT Desktop sur PC et ApproveIT XHTML sur serveur à la solution en ligne Silanis, sans téléchargement